Från manuella steg till smartare digitalisering i regioner
Från manuella steg till smartare digitalisering i regioner
När systemen inte hänger ihop – fastnar arbetet i mitten
De flesta regioner har i dag en väl utbyggd systemmiljö. Journalsystem, HR-system, arkivlösningar och specialsystem är på plats och fyller viktiga funktioner i verksamheten. Ändå fastnar mycket arbete mellan systemen.
Det märks i vardagen. Information behöver flyttas manuellt. Dokument skrivs ut, skannas och registreras om. Tillfälliga lösningar blir permanenta arbetssätt. Och bakom varje manuellt steg finns en risk – för fel, för bristande spårbarhet eller för att data inte hanteras enligt de krav som faktiskt gäller.
För IT i regioner är det här inget nytt. Tvärtom – det är ofta just IT som behöver få helheten att fungera när systemen inte riktigt gör det.
Digitalisering handlar inte alltid om fler system
När vi pratar om digitalisering hamnar fokus lätt på nya system eller stora förändringsprojekt. Men i många regioner är inte det största problemet att det saknas system – utan att de som finns inte arbetar tillsammans.
Resultatet blir bristande interoperabilitet. Information ligger kvar i silos och flöden bryts upp mellan systemgränser.
Samtidigt ökar kraven. Data ska vara korrekt, spårbar och lagrad enligt tydliga regler. Regionarkiv ställer krav på format och bevarande. Information ska kunna gallras på rätt sätt. Och framåt ökar behovet av att kunna dela data, inte minst i takt med att openEHR får större betydelse. Det här ställer höga krav på hur information hanteras – inte bara i enskilda system, utan genom hela livscykeln.
Små glapp skapar stora ineffektivitet
Det som gör situationen extra utmanande är att problemen sällan sitter i ett enskilt system. De uppstår i övergångarna mellan dem.
Ett exempel är skannade journaldokument. I många fall sparas de fortfarande som bilder, utan att innehållet tolkas. Informationen blir svår att söka och behöver ofta registreras manuellt i efterhand. Ett annat är hanteringen av journalkopior, där information samlas in från flera system – ibland även från fysiska arkiv – och sätts ihop manuellt innan den kan skickas vidare på ett säkert sätt.
Liknande mönster finns i processer som:
- informationsflöden mellan journalsystem
- hantering av data från medicinteknisk utrustning
- HR-processer där dokument ska lagras, gallras och arkiveras korrekt
Var och en av dessa processer fungerar – men de kräver ofta mer manuellt arbete än nödvändigt.
Ett annat sätt att tänka kring digitalisering
Det finns ett annat sätt att ta sig an de här utmaningarna. I stället för att bygga nya system eller punktlösningar kan regioner fokusera på att koppla ihop det som redan finns.
Genom att arbeta med ett sammanhållande lager för processer, data och integrationer går det att:
- automatisera steg som i dag görs manuellt
- säkerställa att data valideras och struktureras från början
- skapa tydliga integrationspunkter mellan system
- hantera krav på arkivbeständig data, bevarandekrav och gallring som en del av processen
Det innebär att information kan flöda mer fritt – men också mer kontrollerat. För IT betyder det ofta färre speciallösningar att underhålla och bättre överblick över hur data rör sig i organisationen.
Vad innebär det i praktiken?
När vi arbetar med regioner ser vi gång på gång samma sak: när processer hänger ihop minskar både det manuella arbetet och osäkerheten. Det kan handla om att:
- journaldokument blir sökbara direkt vid skanning
- en begäran om journalkopia hanteras som ett sammanhållet ärende i stället för flera manuella steg
- information flödar mellan specialsystem till huvudjournalsystem utan att behöva skrivas ut och skannas
- data från utrustning går direkt in i journalen
- HR-information hanteras korrekt hela vägen till arkiv
Små förändringar i hur information hanteras kan ge stor effekt över tid.
Erfarenhet från verkligheten
Vi på Fältmans arbetar dagligen med den här typen av utmaningar i regioner och andra offentliga verksamheter. Ett exempel är samarbetet med Region Stockholm, där fokus har legat på att digitalisera dokumentflöden och skapa säkrare och mer effektiva arbetssätt kring journalinformation. Det är i den typen av miljöer som det blir tydligt vad som faktiskt fungerar i praktiken – och vad som bara fungerar i teorin.
Vill du se hur det kan se ut hos er?
Det här blogginlägget ger bara en överblick. I vår guide går vi djupare och visar konkreta exempel på processer där regioner redan i dag kan förenkla, automatisera och få bättre kontroll över sina informationsflöden.
👉 Ladda ner guiden: Så kan Sveriges regioner ta nästa steg i digitaliseringen
Där får du:
- igenkännbara scenarier från vård och HR
- exempel på hur manuella processer kan automatiseras
- perspektiv på hur integration, arkivering och krav hänger ihop
Och kanske viktigast av allt – inspiration kring var det går att börja, utan att behöva riva upp det ni redan har.
Behöver du hjälp att automatisera dokumentintensiva processer?
Vi på Fältmans har lång erfarenhet av digitaliseringsprojekt i regioner och andra offentliga verksamheter. Kontakta oss så berättar vi mer om våra tjänster.
